Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в Управлінні освіти, культури, туризму, молоді та спорту Юнаківської сільської ради Сумського району Сумської області
ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом управління освіти,
культури, туризму, молоді та спорту
Юнаківської сільської ради
Сумського району Сумської області
від 20.12.2022 № 115-ОД
ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства за зверненнями громадян в Управлінні освіти, культури, туризму, молоді та спорту Юнаківської сільської ради Сумського району Сумської області
І. Загальні положення
1.Ця Інструкція визначає порядок ведення діловодства за зверненнями громадян в Управлінні освіти, культури, туризму, молоді та спорту Юнаківської сільської ради
2. Ця Інструкція розроблена згідно із Законом України „Про звернення громадян”, Указом Президента України від 07 лютого 2008 року № 109 „Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування”, постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 „Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації”, наказу Міністерства соціальної політики України від 15 березня 2012 року № 139 “Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві соціальної політики Україн”
3. У цій Інструкції терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України „Про звернення громадян”.
4. Діловодство за зверненнями громадян в Управлінні освіти, культури, туризму, молоді та спорту Юнаківської сільської ради ведеться окремо від інших видів діловодства контроль покладається на начальника управління, ведення діловодства покладається на на відповідальну особу призначену наказом.
5. Розгляд пропозицій (зауважень), заяв та скарг громадян проводиться відповідно до статей 14, 15 та 16 Закону України „Про звернення громадян”.
6. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну таємницю, яка охороняється законом, визначається нормативно-правовими актами.
7. За організацію за зверненнями громадян в управлінні освіти,культури, туризму, молоді та спорту Юнаківської сільської ради відповідає спеціаліст управління.
ІІ. Реєстрація, облік та попередній розгляд звернень громадян
1. Звернення може бути подане особисто як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне) або надіслане поштою.
2. Звернення громадян повинні оформлятися з дотриманням вимог, передбачених частинами другою, третьою та п’ятою статті 5 Закону України „Про звернення громадян”.
Звернення, оформлені без дотримання зазначених вимог, повертаються заявникам з відповідними роз'ясненнями в термін не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України „Про звернення громадян”.
3. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, розглядаються на комісії з питань розгляду звернень громадян .
4. Реєстрація звернень громадян в управлінні покладається на спеціаліста, проводиться з метою забезпечення їх обліку та контролю за їх розглядом.
5. Усі звернення громадян, що надходять до управління, підлягають обов'язковій класифікації за їх видами відповідно до статті 3 Закону України „Про звернення громадян”, а саме: пропозиції, заяви та скарги.
6. Усі звернення громадян, що надходять до управління, реєструються відповідальною особою з діловодства за зверненнями громадян.
7. Усі письмові звернення громадян реєструються у журналі реєстрації пропозицій, заяв, скарг громадян та особистих прийомів громадян.(додаток №1).
Після реєстрації документа у журналі реєстрації пропозицій, заяв, скарг громадян проставляється реєстраційний індекс шляхом нанесення його в нижньому правому куті першого аркуша документа або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.
На вимогу громадянина, який подав звернення до управління, на першому аркуші копії звернення проставляється повна назва управління, дата прийняття звернення, реєстраційний індекс, прізвище та підпис особи, яка приймає звернення. Така копія повертається громадянинові.
8. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера звернення. Колективні звернення реєструються за прізвищем першого заявника.
9. Звернення, подані громадянами на особистому прийомі, в тому числі усні, також підлягають реєстрації в журнал .
До реєстраційного індексу звернень, що надійшли на особистому прийомі, додається велика літера „П”.
10. На кожне звернення створюється реєстраційно-контрольна картка.
11. Конверт, у якому було надіслано звернення, зберігається разом зі зверненням.
12. У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі журналу
зазначається реєстраційний індекс першої пропозиції, заяви,
скарги. На верхньому полі першого аркуша повторних пропозицій,
заяв і скарг праворуч і на реєстраційних формах робиться позначка
"ПОВТОРНО" і підбирається все попереднє листування.
13. Пропозиції, заяви і скарги одного й того ж громадянина з одного і того ж питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до управління (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першої пропозиції, заяви і скарги з доданням порядкового номера, що проставляється через дріб.
14. Якщо про результати розгляду звернення, крім громадянина, необхідно повідомити іншу організацію або якщо виконання звернення контролюється керівництвом громади, перший аркуш контрольованого звернення позначається словом „Контроль” або літерою “К”.
ІII. Розгляд письмових звернень громадян та складання листів-відповідей
1. Розгляд письмових звернень громадян.
1) Начальник здійснює подальший розгляд звернень громадян і визначає виконавців кожного з них.
У разі коли розгляд звернення доручено кільком виконавцям, головною є особа, зазначена в дорученні першою, якщо в документі не обумовлено інше.
Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу. За своєчасний та якісний розгляд звернення відповідають усі вказані в резолюції виконавці.
2) Звернення громадян передаються виконавцям під підпис у журналах реєстрації звернень громадян, що ведуться в управлінні.
3) Керівники при розгляді звернень громадян зобов'язані уважно вивчати зазначені у них питання, з'ясовувати причини і умови, які спонукають авторів скаржитись.
4) Рішення, які приймаються за зверненнями громадян, мають бути мотивованими та ґрунтуватися на нормах чинного законодавства.
Складання листів-відповідей на звернення громадян:
1) Листи-відповіді на звернення громадян оформлюються на бланку управління.
2) Листи-відповіді підписуються начальником управління відповідно до розподілу обов’язків.
3) Рішення про відмову в задоволенні вимог або прохань, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на чинне законодавство і викладенням мотивів відмови, а також із роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення. При цьому вказуються заходи, які вживались для перевірки цього звернення.
4).Працівник, відповідальний за розгляд звернень, у разі відпустки, відрядження або звільнення зобов'язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі нерозглянуті звернення громадян.
5) Присвоєння реєстраційного індексу листам-відповідям на звернення громадян, здійснюється відповідальною особою.
6) Індекс письмової відповіді складається з реєстраційного індексу та номера справи (за номенклатурою), до якої підшивається пропозиція, заява або скарга разом з документами щодо їх вирішення.
7) Для відправки листів-відповідей на звернення громадян відповідальна особа здійснює упакування цих листів у конверти, на яких зазначають адресу заявника, якому адресовано лист-відповідь.
IV. Термін розгляду звернень громадян та інформаційних запитів
1. Звернення громадян, у тому числі ті, що надійшли з телефону довіри, редакцій газет, журналів, радіо й телебачення, розглядаються в терміни, передбачені статтею 20 Закону України „Про звернення громадян”.
2. Термін розгляду пропозицій, заяв та скарг обчислюється в календарних днях починаючи з дати надходження (реєстрації), з якої починається строк, по день присвоєння реєстраційного індексу листу-відповіді та направлення його заявнику. Якщо останній день терміну розгляду звернення припадає на неробочий день, то останнім днем терміну вважається перший після нього робочий день.
3. Звернення, взяті на контроль, виконуються в терміни, встановлені контролюючим органом.
4. Якщо порушені у зверненні питання не входять до компетенції управління, в такому випадку відповідальна особа по зверненнях громадян у 5-денний строк надсилає його за належністю відповідному органу, установі чи посадовій особі, про що інформується громадянин, який подав звернення.
5. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, воно також у 5-денний строк повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями.
6. Звернення громадян, що надійшли від народних депутатів України, розглядаються відповідно до вимог та в порядку, визначеному Законом України „Про статус народного депутата України”.
7. Інформаційні запити на отримання публічної інформації розглядаються в строки, встановлені статтею 20 Закону України „Про доступ до публічної інформації”.
V. Контроль за розглядом звернень громадян
1. Контроль за розглядом звернень громадян покладається на начальника управління, який зобов'язані забезпечити своєчасний, правильний і повний розгляд звернень громадян та виконання прийнятих щодо них рішень.
2. Звернення громадян, на які надано попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття остаточного рішення і вжиття заходів щодо вирішення питань, порушених у зверненні.
Рішення про зняття звернення з контролю приймає посадова особа, яка прийняла рішення про встановлення контролю.
3. Звернення громадян з поміткою „Контроль” знімаються з контролю за погодженням із начальником.
4. Усі інші звернення громадян знімаються з контролю після надання відповіді заявникові.
VI. Формування і зберігання справ за зверненнями громадян
1. Після розгляду звернення громадянина у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання свідчить про те, що розгляд звернення завершено і його можна долучити до справи.
Відмітка повинна містити слова „До справи”, посилання на дату і реєстраційний індекс листа-відповіді, дату, найменування посади і підпис посадової особи, яка прийняла рішення.
Зазначені реквізити проставляються від руки.
2. Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення мають бути повернуті відповідальній особі, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами і скаргами, для формування справи, картотек, банку даних. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.
Формувати та зберігати справи у виконавців забороняється.
3. Документи розміщуються у справах у хронологічному порядку. Кожне звернення громадянина з додатками та усіма документами щодо його розгляду становить у справі самостійну групу і вміщується у м'яку обкладинку згідно програми «Звернення громадян».
У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.
Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів, їх комплектність.
Пропозиції, заяви, скарги, відповіді на які не були надані, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.
Обкладинка справи оформлюється за формою, встановленою додатком 6 до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України, від 14 квітня 1997 року № 348.
6.4. В управлінні зберігають звернення громадян для надання довідок і використання в інших цілях протягом часу, визначеного номенклатурою справ .
6.5. У разі необхідності тривалого або постійного зберігання окремих справ за зверненнями громадян їх передача особі, відповідальній за ведення архівної справи , а також знищення звернень громадян після закінчення строків їх зберігання здійснюються відповідно до пунктів 9, 10 Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348.
VII. Аналіз роботи зі зверненнями громадян
1. Начальник та відповідальна особа повинні систематично аналізувати матеріали розгляду звернень громадян, узагальнювати їх результати, враховувати в подальшій роботі викладені в зверненнях пропозиції та зауваження з метою своєчасного виявлення та усунення причин, які призвели до порушення прав громадян.
7.2.Відповідальна особа,щокварталу наступного за звітним періодом місяця готують звіт щодо кількості звернень громадян та результати їх розгляду.
